11 Tipps zur Anwendung von Microsoft Teams in Industriebetrieben


Wie Digitalpioniere kollaborativ zusammenarbeiten

Seit Corona spielt sich Kommunikation häufig in kollaborativer Kommunikationssoftware ab, wie z.B. in Trello, Slack oder Microsoft Teams. Auch Google arbeitet an einer Kollaborationssoftware. Wir verwenden Teams in unserer täglichen Arbeit und nutzen es als bevorzugten Kommunikationskanal – übrigens schon weit vor dem Ausrufen eines Digitalbonus und vor dem Ausbruch der Pandemie. Im Blogartikel zeigen wir, wie wir uns mit Teams Aufgaben verteilen, Zeit sparen und uns damit die tägliche Arbeit deutlich erleichtern. Wir geben 11 Tipps zur Anwendung von Microsoft Teams in der Industrie.

1.     Microsoft Teams in der Industrie: Outlook in KMU als Zweitkanal nutzen

Gerade in kleinen und mittelständischen Industrieunternehmen ist es häufig so, dass sich Outlook und – für den kurzen Dienstweg – WhatsApp als primäre Kommunikationswege etabliert haben. Die frequentierte Nutzung von Outlook führt aber dazu, dass sich manche Mitarbeiter einer regelrechten Flut von E-Mails gegenübersehen.

Wir nutzen Teams zur internen Absprache und für die Organisation von Kundeninformationen. Dadurch reduziert sich das tägliche E-Mail-Volumen um ein Vielfaches. Übrigens: Ganz verzichten wir nicht auf Outlook. Aber wir senden unsere E-Mails direkt aus Microsoft Teams heraus. Dazu klicken Sie innerhalb einer Chat-Nachricht oder eines Kanals auf „weitere Optionen“ und anschließend auf „mit Outlook teilen“. Daraufhin öffnet sich ein Mail-Fenster, in dem ihr Chat-Verlauf integriert ist. Sie müssen nur noch einen Empfänger und einen Betreff auswählen und können Ihre Teams-Nachricht an Outlook senden.

E-Mail Flut im Outlook Kanal
Wem die E-Mail-Flut bis zum Hals steht, der sollte Teams Kanäle anlegen.

2.     Microsoft Teams in der Industrie: Einheitliche Teams und Channels anlegen

In Microsoft Teams nutzen wir die namensgebenden Teams kaum für Zugriffseinschränkungen. Fast alle Teams sind für alle Kollegen einsehbar. Viel stärker nutzen wir die Möglichkeit, einzelne Teams in Kanäle zu unterteilen. Unsere Kanäle ordnen wir unseren Kunden zu, das heißt: Jeder Kunde erhält seinen eigenen Kanal, der immer gleich aufgebaut ist. Wir richten eine „Allgemein“-Kategorie ein und weisen ihr die Reiter „Beiträge“, „Daten“, „Wiki“ und „ToDo“ zu. Außerdem erstellen wir für jeden beauftragten Projektbereich eine eigene Kategorie ein. Wenn ein Industriekunde Suchmaschinenoptimierung anfragt, erstellen wir eine Kategorie „SEO“, für Kampagnen eine Kategorie „Marketingkampagne“ oder für eine neue Karriereseite auf der Homepage eine Kategorie „Employer Branding“. Übrigens: Wir haben auch einen Kanal für interne BESONDERS SEIN Themen wie unserem Social Media Redaktionsplan, für die Mitarbeiterplanung oder für unsere Jahresziele.

3.     Microsoft Teams in der Industrie: Anrufe durchführen

The Office GIFs sind sehr bekannt

Wir nutzen Teams auch um uns agenturintern anzurufen. Das hat den großen Vorteil, dass man nicht lange überlegen muss, ob Kollegen unter ihrer Telefondurchwahl in der Agentur erreichbar sind, oder ob sich im Home Office befinden. Praktisch ist dabei, dass wir aufgrund der Vernetzung mit Office jederzeit sehen können, ob sich ein Kollege aktuell im Meeting befindet oder er gerade telefoniert. Wir müssen seine Termine und Anrufe nicht unnötig stören.

Heben Sie sich zündende Ideen nicht auf: Formulieren Sie sie aus!

Was passiert aber, wenn wir eine spontane Eingebung, eine zündende Idee oder einen lose formulierten Gedanken teilen wollen – und das kommt in einer Kreativagentur wie BESONDERS SEIN öfter mal vor? Dann müssen wir ihn nicht per WhatsApp-Diktierfunktion an den Kollegen schicken, sondern können sie ihm über die in Teams integrierte Voice-Mail auf den Anrufbeantworter sprechen.

4.     Microsoft Teams in der Industrie: Telefon- und Videokonferenzen durchführen

Zugegeben: Diesen Punkt als exklusive Herangehensweise unserer BESONDEREN Art und Weise mit Teams umzugehen auszuweisen wäre nicht gerechtfertigt. Wir nutzen Teams für Telefon- und Videokonferenzen. Wie jeder andere auch, zum Beispiel für unser wöchentliches Erfolgsmeeting. Außerdem nutzen wir Teams auch zu Telefon- und Videokonferenzen mit externen Ansprechpartnern. Aber auch das machen wir nicht anders als Sie. Was Sie vielleicht noch nicht wissen: Wir nutzen die Hörsaal-Funktion von Teams, um alle Team-Mitglieder in einen virtuellen Raum zu setzen. Den sogenannten Together-Mode aktivieren Sie durch das Klicken auf „Profilbild“, „Einstellungen“ und „Allgemein“. Dann setzen Sie das Häkchen bei „Neue Besprechungserfahrung aktivieren“.

Spaß bei TEAMS
Der Together-Mode in Microsoft Teams eignet sich, um alle Mitarbeiter an einen virtuellen Konferenztisch zu setzen. Oder in ein Korallenriff.

5.     Microsoft Teams in der Industrie: Präsentationen und Agenden teilen

Wir nutzen das folgende Feature, wenn wir unsere wöchentlichen Meetings in größerer Runde abhalten. Wir nutzen es, wenn wir unsere strategischen Überlegungen mit unseren Kunden oder Interessenten teilen wollen. Und wir nutzen es, um inhaltliche Leitfäden mit unseren Teamkollegen zu teilen. Es handelt sich um das Teilen von Präsentationen, Agenden und Protokollen.

Notieren Sie Besprechungsdetails online und teilen Sie sie mit Ihren Kollegen

Über den „Freigeben“-Button lässt sich jederzeit der eigene Bildschirm mit Teamkollegen teilen. Ein Feature, dass wir in unserer täglichen Arbeit mehrmals einsetzen, um Kollegen zu briefen und up-to-date zu halten. Wussten Sie, dass Sie als Organisator der Besprechung auch Ihren PC-Sound wiedergeben können? Wir nutzen dieses Feature, wenn wir Videoinhalte mit Ton teilen möchten. Dazu müssen Sie als Organisator einer Besprechung im Eröffnungsbildschirm der Konferenz lediglich den entsprechenden Haken setzen.

6.     Microsoft Teams in der Industrie: Unterhaltungen und Chats führen

BESONDERS SEIN Meetingkultur
Über Strategie diskutieren wir BESONDERS gern. Zuletzt seltener im Büro.

Wer remote arbeitet kann mit seinen Kollegen vor Ort nicht direkt kommunizieren. Für uns als Werbeagentur ist das BESONDERS ärgerlich, denn alle unsere Projekte leben vom leidenschaftlichen Austausch und der Zusammenführung unserer individuellen Stärken.

Zum Glück müssen wir dank der Chatfunktion in Teams nicht darauf verzichten unsere kreativen Köpfe zusammenzustecken. Chats können sowohl mit Einzelpersonen als auch mit Gruppen initiiert werden. Von BESONDEREM Vorteil ist, dass im Chat auch größere Dateien miteinander geteilt und heruntergeladen werden können. Dadurch können wir auch Videos miteinander austauschen ohne auf Umwege über externe Portale wie WeTransfer oder den langwierigen Upload über einen VPN-Tunnel ausweichen zu müssen.

7.     Microsoft Teams in der Industrie: Lesezeichen setzen

In Teams besitzen wir ebenso die Möglichkeit, wichtige Chatnachrichten als ungelesen zu markieren, bzw. Lesezeichen zu hinterlegen. Damit finden wir auch diejenigen Beiträge wieder, die vor längerer Zeit geteilt wurden, aber durch neue Inhalte in Vergessenheit geraten sind. Da in unserer Werbeagentur alle Projektteams Hand in Hand arbeiten, ist dieses Feature essenziell, um bei der Vielzahl an offenen Kanälen nicht den Überblick zu verlieren. Um Lesezeichen für Chat-Nachrichten zu verteilen klicken Sie auf „weitere Optionen“ neben der Nachricht und dann auf „Nachricht speichern. Wenn Sie die Nachricht später wieder aufrufen möchten, klicken Sie auf Ihr Profilbild und anschließend auf „gespeichert“.

8.     Microsoft Teams in der Industrie: Team-Mitgliedern Kategorien zuweisen

Die folgende Funktion kennen Sie bereits aus Outlook, doch auch in Microsoft Teams müssen Sie nicht darauf verzichten: Das Einrichten eines von Nutzergruppen. In Teams nennt sich das taggen. Mittels Tags müssen wir nicht für jedes Projekt ein neues Team eröffnen, sondern können unser Team in Zuständigkeiten einteilen und gezielt anschreiben. Unsere Programmierer erhalten das „Dev“-Tag für Developper. Wenn wir nun eine Frage an unser Webentwicklungsteam stellen wollen, müssen wir nicht alle Entwickler einzeln anschreiben, sondern können alle Entwickler mit @Dev adressieren. Alle Mitglieder, die dieses Tag tragen, werden über den Eingang einer neuen Nachricht informiert. Möglich ist das durch Klick auf „Teams“ auf der linken Menüseite, dann „weitere Optionen“ und „Tags verwalten“.

Dieses GIF haben wir bei der Veröffentlichung unserer neuen Website selbst erstellt.

9.     Microsoft Teams in der Industrie: Agil an Dateien arbeiten

Dateien, Wikis und To Dos teilen wir innerhalb von Microsoft Teams. Da sich alle Dateien in SharePoint befinden, ein Tool, das gemeinsame agile Arbeiten an Dateien ermöglicht, können wir jederzeit auf Dokumente zugreifen und sie parallel bearbeiten. Das ist besonders hilfreich, um sich gegenseitig To Dos zuzuweisen oder gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten, ohne es ständig hin und her schicken zu müssen. Das macht unsere Arbeit effektiver und wir können Arbeitsschritte schneller abschließen.

Hören Sie auf Dinge anzufangen und schließen Sie stattdessen Aufgaben ab!

Um unsere Aufgaben zu organisieren, integrieren wir Planner in unsere Teams Kanäle. Die To Dos arrangieren wir dann mit dem bewährten Kanban-System für agiles Projektmanagement. Darin weisen wir alle To Dos unter unseren Kollegen zu und legen Fälligkeitsdaten fest. Sobald eine Aufgabe dringlich wird, erhalten wir zudem eine E-Mail über Outlook, sodass wir aktuelle To Dos niemals aus den Augen verlieren.

10.      Microsoft Teams in der Industrie: Apps von Drittanbietern integrieren

Praktisch ist, dass Microsoft Teams die Einbindung von Drittanbieter-Apps ermöglicht. Das heißt, dass nicht nur die Apps von Microsoft, wie zum Beispiel Outlook, eingebunden werden können, sondern auch Jira oder Salesforce. Zwar nutzen wir in der Agentur weder das eine noch das andere, aber wir integrieren andere Apps wie zum Beispiel Mindmeister. Das ist ein Mindmaptool, mit dem wir unsere ersten Ideen zu neuen Projekten skizzieren oder umfangreiche Projekte in große Schaubilder übertragen.

11.     GIF-Kultur pflegen

Think about it

Für uns als Digitalagentur BESONDERS wichtig: Wir können mit Teams unsere GIF-Kultur pflegen. Bei uns manifestiert sich das aber nicht in endlosen GIF-Schlachten auf Kosten des Kundenarbeitszeitkontos. Wir nutzen GIFs um anzukündigen, dass wir die Arbeit aufnehmen, wenn wir den Arbeitsplatz verlassen, wenn wir Mittagspause machen oder um uns zu motivieren und zu loben, wenn wir einen Erfolg zu verzeichnen haben.

Wie nutzen Sie Microsoft Teams in Ihrem Betriebsalltag? Wir lernen gerne von Ihren Best Practices aus dem Berufsalltag. Hinterlassen Sie uns einen Kommentar und lassen Sie uns voneinander lernen kollaborativ im Home Office zu arbeiten. 

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